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Appuntamenti |
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È possibile utilizzare l’editor degli appuntamenti per creare e modificare i diversi elementi del calendario. Per semplicità, tutti queste voci di Webmail sono denominate "appuntamenti", anche nel caso di appuntamenti singoli, di riunioni di più partecipanti o di eventi che occupano un'intera giornata privi di un orario o un luogo specifico, ad esempio un compleanno o una vacanza. Gli appuntamenti, inoltre, possono essere pubblici o personali. Gli appuntamenti pubblici possono essere visti da tutti gli utenti con diritti di condivisione per la visualizzazione del calendario. Gli appuntamenti personali non sono visualizzabili da altri. È possibile personalizzare molti elementi dell'aspetto e delle funzionalità del calendario utilizzando la schermata Opzioni calendario.
Aggiunta di un appuntamento al calendario
Gli appuntamenti pubblici e personali vengono creati esattamente nello stesso modo. L'appuntamento viene definito pubblico o personale durante il processo di creazione.
Per aggiungere un appuntamento al calendario, procedere come indicato di seguito.
1.Fare clic su Calendario per visualizzare il calendario predefinito o selezionare una cartella calendario nell'elenco delle cartelle.
2.Passare alla vista Giorno, Settimanale o Mensile del calendario.
3.A seconda del tema e della vista del calendario selezionati, fare clic su Nuovo, Nuovo evento oppure sul collegamento o sull'icona Aggiungi appuntamento.
4.Immettere un Oggetto per l'appuntamento. Il soggetto rappresenta il titolo dell'appuntamento visualizzato nell'elenco ed è necessario per salvare le informazioni. Gli altri campi dell'appuntamento, ad eccezione di data e ora, sono facoltativi.
5.Aggiungere il Luogo dell'appuntamento. Questo campo è facoltativo.
6.Impostare l'etichetta dell'evento, ad esempio Importante, Lavoro o Personale oppure lasciarla impostata su 'Nessuna'.
7.Specificare l'Ora inizio e l'Ora fine digitando manualmente la data e l'ora o selezionando la freccia situata accanto ai singoli campi e utilizzando l'elenco fornito.
8.Se l'appuntamento è un "evento quotidiano" senza una data e un'ora specifica, ad esempio un compleanno o una vacanza, selezionare la casella di controllo Giornata intera.
9.Se si desidera ricevere un promemoria tramite posta elettronica, selezionare la casella di controllo Promemoria e, nell'elenco a discesa, selezionare con quanto anticipo rispetto all'appuntamento si desidera che venga inviato il promemoria.
10.Nell'elenco a discesa selezionare il livello di Priorità dell'appuntamento.
11.Nell'elenco a discesa Mostra ora come scegliere: Occupato, Libero, Incerto o Fuori sede. In questo modo si determina la visualizzazione da parte degli altri utenti dello slot orario dell'appuntamento nella Pianificazione.
12.Nell'area di testo è possibile specificare eventuali altri dettagli o informazioni sull'appuntamento.
13.Utilizzare il campo Categorie per specificare una o più parole chiave o categorie per l'appuntamento. È possibile digitare le parole chiave o fare clic sul pulsante Categorie per aprire una schermata delle categorie da utilizzare per selezionare una delle categorie predefinite.
14.Fare clic sulla casella di controllo Privato se non si desidera che gli altri utenti possano visualizzare i dettagli dell'appuntamento. Gli utenti che hanno accesso alla cartella Calendario possono visualizzare che è stato pianificato un appuntamento personale, ma non ne visualizzeranno i dettagli.
15.Utilizzare l'opzione Partecipanti per aggiungere o invitare altri partecipanti all'appuntamento o alla riunione. Nel tema LookOut è possibile fare clic su Pianificazione nella barra degli strumenti per utilizzare la Pianificazione e aggiungere i partecipanti evitando conflitti di programmazione.
16.Fare clic su Ricorrenza nella barra degli strumenti per definire un appuntamento ricorrente.
17.Al termine, fare clic su Salva e chiudi nella barra degli strumenti.
Partecipanti
Per aggiungere o invitare partecipanti quando si crea un appuntamento, fare clic sulla scheda Partecipanti.
Per ogni partecipante da aggiungere:
1.Fare clic su Aggiungi dai contatti per aggiungere un partecipante dalla rubrica, fare quindi clic su Pianificazione per utilizzare la Pianificazione e aggiungere i partecipanti (solo nei temi LookOut e WorldClient) oppure digitare l'indirizzo e-mail del partecipante nello spazio disponibile.
2.Indicare se la partecipazione è Facoltativa or Obbligatoria.
3.Fare clic sulla casella di controllo Invia invito se si desidera inviare un invito alla riunione.
4.Fare clic su Nuovo partecipante nella parte inferiore della scheda Presenti.
5.Al termine, fare clic su Salva e chiudi nella barra degli strumenti.
Per rimuovere un partecipante dall'elenco, procedere come indicato di seguito.
1.Fare clic sulla casella di controllo situata accanto ai partecipanti da rimuovere.
2.Fare clic su Cancella i partecipanti.
3.Fare clic su Salva e chiudi nella barra degli strumenti.
Ricorrenza
Per impostare l'appuntamento come ricorrente invece che come singolo evento, fare clic su Ricorrenza nella barra degli strumenti per aprire una nuova schermata e specificare i parametri dell'appuntamento ricorrente. Se si utilizza il tema Lite, fare clic su Modifica nella sezione Ricorrenza per espandere la sezione.
Importazione o esportazione dei dati di calendario
È possibile importare o esportare gli appuntamenti utilizzando un file con campi separati da virgole. Le opzioni di importazione o esportazione di Webmail sono disponibili nella pagina Cartelle.
Vedere anche
