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Assistente pianificazione |
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Entrambi i temi dispongono di un Assistente pianificazione che aiuta ad aggiungere i partecipanti e a trovare per l'evento o la riunione una fascia oraria adatta a tutti. Per aprirlo, fare clic sulla scheda Presenti nell'editor Evento, quindi fare clic su Assistente pianificazione (in Pro, fare clic su +Aggiungi partecipante e poi su Assistente pianificazione).
Per aggiungere partecipanti, digitare un indirizzo e-mail e fare clic su Aggiungi, oppure fare clic su Aggiungi da Contatti. I partecipanti sono elencati a sinistra, mentre una tabella a destra mostra la disponibilità di tutti i partecipanti locali (i partecipanti del proprio dominio). La riga Tutti i partecipanti riunisce la disponibilità di tutti. Per ogni partecipante, barre di colori diversi indicano lo stato di ciascuna fascia oraria: Libero, Occ., Provvisorio, Fuori sede o Informazioni mancanti.
Usare i pulsanti Giorno e Settimana per mostrare un giorno o un'intera settimana, e i pulsanti freccia per passare a date precedenti o successive. Una barra verde e una barra rossa indicano l'ora di inizio e l'ora di fine dell'evento. È possibile trascinarle per cambiare l'orario, oppure digitare una data e un'ora nelle caselle di inizio e di fine nella parte superiore della finestra.
L'Assistente pianificazione non è disponibile quando si modifica una singola occorrenza di un evento ricorrente, perché i partecipanti si possono modificare solo per l'intera serie. Per cambiare i partecipanti, modificare invece la serie.
Ricerca della prossima fascia oraria disponibile
Impostare le barre verde e rossa sulla durata necessaria, quindi fare clic su Passa al successivo. Webmail controlla la disponibilità dei partecipanti e sposta le barre sulla prossima fascia oraria libera per tutti. Fare clic su « per cercare invece a ritroso a partire dall'orario selezionato. Una volta trovata la fascia oraria giusta, fare clic su Seleziona l'ora (Salva in Pro). La finestra si chiude e si torna all'evento, con l'orario e i partecipanti già compilati.
Vedere anche
