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Termin |
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Mithilfe des Termin-Editors können Sie in Ihrem Kalender verschiedene Arten von Einträgen erstellen und bearbeiten. Aus Gründen der Vereinfachung werden diese Inhalte und Elemente in den Designs WorldClient und Pro alle als "Termine" bezeichnet; sie können Einzeltermine, Besprechungen mit mehreren Teilnehmern oder ganztägige Termine ohne bestimmte Uhrzeit und bestimmten Ort sein, wie dies etwa bei Geburtstagen und Urlaubstagen der Fall ist. Termine können als öffentlich oder privat gekennzeichnet werden. Öffentliche Termine kann jeder Benutzer einsehen, der für Ihren Kalender die nötigen Zugriffsrechte hat. Private Termine können nur Sie selbst einsehen. Sie können in den Einstellungen unter Kalender einige Eigenschaften der Darstellung und die Funktionsweise einiger Leistungsmerkmale des Kalenders an Ihre Wünsche anpassen.
Eintragen eines Termins in den Kalender
Die Vorgehensweise für die Erstellung öffentlicher und privater Termine ist gleich; im Verlauf der Bearbeitung des Termins können Sie festlegen, ob es sich um einen öffentlichen oder privaten Termin handelt.
Um in einen Kalender einen Termin einzutragen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1.Um Ihren Standard-Kalender aufzurufen, klicken Sie auf Kalender. Sie können auch in der Ordnerliste einen anderen Kalender-Ordner auswählen.
2.Klicken Sie auf Neuer Termin, oder klicken Sie in der Ansicht Tag, Woche oder Monat des Kalenders doppelt auf einen Tag oder eine Uhrzeit.
3.Falls Sie mehrere Kalender haben, wählen Sie mithilfe des Dropdown-Menüs Kalender den Kalender für den Termin aus.
4.Geben Sie einen Betreff für den Termin ein. Der Betreff wird als Titel und Bezeichnung für den Termin in den Terminübersichten aufgeführt, und er muss zwingend ausgefüllt werden, da sonst der Termin nicht gespeichert werden kann. Außer dem Betreff, dem Datum und der Uhrzeit sind alle Datenfelder wahlfrei.
5.Geben Sie Beginndatum, Beginnzeitpunkt, Enddatum und Endzeitpunkt für den Termin ein. Falls es sich bei dem Termin um einen ganztägigen Termin handelt, der keinen bestimmten Beginn- oder Endzeitpunkt hat, wie etwa bei einem Geburtstag oder einem Urlaubstag, aktivieren Sie stattdessen das Kontrollkästchen Ganztägiger Termin.
6.Geben Sie einen Ort für den Termin ein. Diese Eingabe ist wahlfrei.
7.Falls Sie sich an den Termin erinnern lassen wollen, wählen Sie mithilfe des Dropdown-Menüs Erinnerung aus, wie lange vor dem Termin die Erinnerung erfolgen soll. Falls Sie mehrere Erinnerungen wünschen, klicken Sie auf Erinnerung hinzufügen.
8.Weisen Sie dem Termin mithilfe des Dropdown-Menüs eine Priorität zu: Niedrig, Normal oder Hoch.
9.Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Anzeigen als eine der Optionen Belegt, Frei, Unter Vorbehalt oder Abwesenheit. Diese Angabe bestimmt, wie das Zeitfenster, in dem der Termin stattfindet, bei anderen Benutzern auf der Seite Terminplanung dargestellt wird.
10.Geben Sie in das Feld Notizen etwa gewünschte zusätzliche Daten und Informationen über den Termin ein.
11.Sie können mithilfe des Feldes Kategorien den Termin einer oder mehrerer Kategorien zuweisen. Klicken Sie auf Kategorien hinzufügen, um die Kategorien aus Ihrer Liste auszuwählen, oder auf Kategorien bearbeiten, um die Liste der Kategorien zu bearbeiten.
12.Falls Sie verhindern wollen, dass andere Benutzer die Daten dieses Termins einsehen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Privat. Benutzer, die Zugriffsrechte für Ihren Kalender-Ordner haben, können dann zwar sehen, dass ein privater Termin angesetzt ist, sie können aber keine Informationen über den Termin einsehen.
13.Falls Sie andere Teilnehmer zu dem Termin oder der Besprechung einladen wollen, wechseln Sie auf die Registerkarte Teilnehmer. Mithilfe des Leistungsmerkmals Terminplanungs-Assistent können Sie andere Teilnehmer hinzufügen und Terminkollisionen vermeiden.
14.Mithilfe der Registerkarte Terminserie können Sie den Termin in eine Terminserie umwandeln. Wählen Sie ein Serienmuster (täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich), und es werden dann weitere Optionen angezeigt, die zu Ihrer Auswahl passen. Wählen Sie danach unter Seriendauer eine der Optionen Kein Enddatum, Endet nach einer bestimmten Anzahl von Terminen oder Endet an folgendem Datum. Um die Terminserie wieder aufzuheben, klicken Sie auf Serienmuster entfernen.
15.Falls Sie Dateien an den Termin anhängen wollen, wechseln Sie auf die Registerkarte Anlagen.
16.Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
Teilnehmer
Um Teilnehmer hinzuzufügen oder einzuladen, klicken Sie auf die Registerkarte Teilnehmer.
Um einen Teilnehmer hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1.Geben Sie die E-Mail-Adresse des Teilnehmers in das Feld E-Mail-Adresse des Teilnehmers hinzufügen ... ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können auch auf Aus Adressbuch einfügen klicken, um einen Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch hinzuzufügen, oder auf Terminplanungs-Assistent, um Teilnehmer hinzuzufügen.
2.Wählen Sie für den Teilnehmer eine der Optionen Erforderlich, Optional oder Ressource.
3.Per Voreinstellung erhält jeder Teilnehmer eine Besprechungseinladung. Klicken Sie auf das Einladungssymbol neben dem Teilnehmer (Einladung wird nicht gesendet), falls Sie nicht wünschen, dass der Teilnehmer eine Besprechungseinladung erhält.
4.Nachdem Sie alle Teilnehmer hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern.
In der Spalte Antwort wird angezeigt, wie die einzelnen Teilnehmer auf die Einladung geantwortet haben.
Bearbeiten einer Terminserie
Wenn Sie ein Element einer Terminserie öffnen oder darauf einen Rechtsklick ausführen, wählen Sie Dieses Vorkommen bearbeiten, um nur dieses Element zu ändern, oder Serie bearbeiten, um alle Elemente der Serie zu ändern. Die Teilnehmer können nur für die gesamte Serie geändert werden. Wenn Sie ein einzelnes Element bearbeiten, ist die Registerkarte Teilnehmer daher schreibgeschützt, und das Leistungsmerkmal Terminplanungs-Assistent steht nicht zur Verfügung.
Senden eines Termins als Dateianlage
Um einen Termin in einer Nachricht an eine andere Person zu senden, führen Sie im Kalender auf dem Termin einen Rechtsklick aus, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Als Dateianlage senden. Sie können diesen Befehl auch in der Vorschau des Termins auswählen. Im Design WorldClient können Sie mehrere Termine auswählen und in der Symbolleiste auf Als Dateianlage senden klicken; jeder Termin wird dann in einer eigenen neuen Nachricht geöffnet. Im Design Pro klicken Sie auf den Termin und dann in seiner Vorschau auf Senden. Der Termin wird der Nachricht als iCal-Datei (.ics) angehängt, die der Empfänger in seinen eigenen Kalender übernehmen kann.
Import und Export von Kalenderdaten
Sie können Ihre Termine mithilfe von .ics- oder .csv-Dateien importieren und exportieren. Nutzen Sie hierzu die Befehle Kalendereinträge importieren und Kalendereinträge exportieren im Menü Weitere Aktionen des Kalenders oder die Funktionen zum Import und Export in den Einstellungen unter Ordner.
Siehe auch:
