Puede utilizar el editor de Evento para crear o editar elementos en su Calendario. Para simplificar, estos elementos se denominan eventos en el tema WorldClient y citas en el tema Pro, aunque técnicamente pueden ser citas individuales, reuniones con varios asistentes o un evento de todo el día sin una hora ni un lugar específicos, como un cumpleaños o un día festivo. Además, los eventos pueden designarse como públicos o privados. Los eventos públicos pueden verlos todas las personas que tengan el permiso de uso compartido necesario para ver su calendario. Los eventos privados solo puede verlos usted. Puede personalizar varios aspectos del diseño y las funciones de su calendario desde la configuración de Calendario.
Agregar un evento al calendario
Los eventos públicos y privados se crean exactamente de la misma manera. El evento se designa como público o privado durante el proceso de creación.
Para agregar un evento a un calendario:
1.Haga clic en Calendario para ver su calendario predeterminado, o seleccione una carpeta de calendario en la Lista de Carpetas.
2.Haga clic en Evento nuevo o haga doble clic en un día o en una franja horaria de la vista Día, Semana o Mes del calendario.
3.Si tiene más de un calendario, utilice la lista desplegable Calendario para elegir el calendario del evento.
4.Escriba un Asunto para el evento. El asunto se utiliza como título del evento en las listas de eventos y es obligatorio para poder guardar el evento. Todos los demás campos del evento, excepto la fecha y la hora, son opcionales.
5.Especifique la Fecha de Inicio, la Hora de inicio, la Fecha de Finalización y la Hora de finalización del evento. Si se trata de un evento de todo el día sin una hora de inicio o de finalización específica, como un cumpleaños o un día festivo, marque en su lugar la casilla Todo el Día.
6.Agregue el Lugar del evento. Este campo es opcional.
7.Si desea recibir un recordatorio del evento, utilice la lista desplegable Recordatorio para elegir con cuánta antelación desea recibirlo. Haga clic en Agregar recordatorio si desea más de un recordatorio.
8.Utilice la lista desplegable para seleccionar un nivel de Prioridad para el evento: Bajo, Normal o Alto.
9.En la lista desplegable Mostrar como, elija Ocupado, Libre, Provisional o Fuera de la oficina. Esto determina cómo verán los demás usuarios la franja horaria del evento en la página Programación.
10.Utilice el área Notas para especificar cualquier otro detalle o información que desee incluir sobre el evento.
11.Utilice el campo Categorías para asignar una o varias categorías al evento. Haga clic en Agregar categorías para elegirlas de su lista, o en Editar categorías para administrar su lista de categorías.
12.Marque la casilla Privado si no desea que nadie más pueda ver los detalles del evento. Los usuarios con acceso a su carpeta de calendario pueden ver que hay un evento privado programado, pero no pueden ver ninguno de sus detalles.
13.Utilice la pestaña Asistentes si desea agregar o invitar a otros asistentes al evento o a la reunión. Puede utilizar la función Asistente de Programación para que le ayude a agregar asistentes y a evitar conflictos de programación.
14.Utilice la pestaña Periodicidad si desea que este evento sea recurrente. Elija una Frecuencia (diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente) y se le mostrará una lista de otras opciones relacionadas con su elección. A continuación, utilice las opciones de Intervalo de repetición para elegir Sin fecha de finalización, Finalizar después de un número de repeticiones o Finalizar por fecha. Para que el evento deje de repetirse, haga clic en Eliminar Recurrencia.
15.Utilice la pestaña Datos adjuntos si desea adjuntar archivos al evento.
16.Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.
Asistentes
Si desea agregar o invitar a asistentes al crear un evento, haga clic en la pestaña Asistentes.
Para cada asistente que desee agregar:
1.Escriba la dirección de correo electrónico del asistente en el cuadro Agregar correo electrónico del asistente... y haga clic en Agregar, o bien haga clic en Agregar desde los Contactos para agregar al asistente desde su libreta de direcciones o en Asistente de Programación para agregar a los asistentes.
2.Elija si el asistente es Requerido, Opcional o un Recurso.
3.De forma predeterminada, se envía una invitación a cada asistente que agregue. Haga clic en el icono de invitación situado junto al asistente (No se enviará la invitación) si no desea que ese asistente reciba una invitación a la reunión.
4.Cuando termine de agregar asistentes, haga clic en Guardar.
La columna Respuesta muestra la respuesta de cada asistente a la invitación.
Editar un evento recurrente
Al abrir una ocurrencia de un evento recurrente, o al hacer clic derecho en ella, elija Editar esta ocurrencia para cambiar solo esa ocurrencia, o Editar Serie para cambiarlas todas. Los asistentes solo se pueden cambiar para toda la serie, por lo que, al editar una sola ocurrencia, la pestaña Asistentes es de solo lectura y el Asistente de Programación no está disponible.
Enviar un evento como archivo adjunto
Para enviar un evento a alguien en un mensaje, haga clic derecho sobre él en el calendario y elija Enviar como archivo adjunto. También puede elegir esta opción en la vista previa del evento. En el tema WorldClient, puede seleccionar varios eventos y hacer clic en Enviar como archivo adjunto en la barra de herramientas; cada evento se abre en su propio mensaje nuevo. En el tema Pro, haga clic en el evento y, a continuación, en Enviar en su vista previa. El evento se adjunta al mensaje como un archivo iCal (.ics) que el destinatario puede agregar a su propio calendario.
Importar/exportar datos del calendario
Puede importar y exportar eventos mediante archivos .ics o .csv. Utilice Importar Eventos o Exportar Eventos en el menú Más acciones del calendario, o las opciones de importación y exportación de la configuración de Carpetas.
Ver también
