MDaemon Webmail - Guida dell'utente

La funzione Conferenza Web consente di tenere riunioni e conferenze virtuali in tempo reale con altre persone. È possibile creare chiamate o conferenze solo audio, audio e video e persino riunioni di messaggistica istantanea/chat testuale. Sono disponibili opzioni di condivisione dello schermo che consentono di mostrare agli altri partecipanti alla conferenza una scheda del browser, una finestra o persino l'intero schermo. È possibile caricare file durante la conferenza perché gli altri partecipanti li scarichino, ed è possibile registrare qualsiasi conferenza avviata dall'utente (tutti vengono avvisati quando la conferenza viene registrata). Al termine di una conferenza, è possibile aprire la pagina Cronologia conferenze per trovare i link per scaricare la registrazione e gli eventuali file caricati e per rileggere la trascrizione dei messaggi inviati nella chat.

Con gli utenti che condividono il dominio della propria organizzazione (ciascuno ha un indirizzo e-mail @example.com), ognuno può vedere lo stato online degli altri e avviare una chiamata con un solo clic. In alcuni casi, questa funzione di chiamata rapida può essere usata anche con membri di altri domini, purché condividano il sistema di posta elettronica della propria organizzazione. Ma anche quando non si condivide lo stesso dominio o lo stesso sistema di posta, è comunque possibile usare le opzioni Nuova conferenza e Programma conferenza per invitare alle conferenze sia utenti locali sia utenti "esterni"; agli utenti esterni servirà solo un po' più di tempo per partecipare. Riceveranno un messaggio e-mail con un link speciale che consente di partecipare alla conferenza dopo aver inserito un codice di verifica ricevuto via e-mail. Le opzioni Nuova conferenza/Programma conferenza consentono inoltre di organizzare conferenze più complesse, con più partecipanti, strumenti di moderazione, obbligo di password, programmazione anticipata e altro ancora.

Per iniziare

Stato online

Nella barra degli strumenti, l'icona Conferenza Web mostra lo stato online corrente per le conferenze: In linea, Assente, Non disturbare, Invisibile o Non in linea. Fare clic sull'icona per visualizzare un elenco a discesa da cui è possibile cambiare il proprio stato. Fare clic su Apri Conferenza Web per aprire la pagina Conferenza Web in una finestra separata, da cui rispondere alle chiamate e gestire le proprie conferenze web.

Notifiche di chiamata e risposta alle chiamate

Quando si lavora in Webmail e arriva una chiamata, l'icona Conferenza Web lampeggia e viene emesso un segnale acustico. Nel tema WorldClient compare anche un banner in cui è possibile fare clic su Rispondi o Rifiuta.

Fare clic sull'icona e poi su Apri Conferenza Web per aprire la pagina Conferenza Web e gestire la chiamata. Sono quindi disponibili quattro opzioni: Video, Audio, Solo testo (si partecipa senza video né audio, ma è comunque possibile usare la chat) o Rifiuta. Nel tema Pro queste opzioni sono icone: Rispondi alla chiamata con video e audio, Rispondi alla chiamata solo con audio, Partecipa alla conferenza e Rifiuta chiamata. Quando la chiamata è in corso, è comunque possibile attivare o disattivare la fotocamera o l'audio come di consueto: le opzioni non sono limitate dal modo in cui si è risposto alla chiamata.

Avvio di chiamate e di conferenze

Per l'avvio delle chiamate, vedere Chiamate con un clic più avanti; per l'avvio e la gestione delle conferenze, vedere Avvio di una nuova conferenza e Programmazione di una conferenza.

Chiusura delle chiamate e uscita dalle conferenze

Per uscire da una chiamata o da una conferenza, fare clic su Abbandona nella parte inferiore della pagina Conferenza Web (l'icona Termina chiamata nel tema Pro).

 

Pagina Conferenza Web

Barre degli strumenti

La barra degli strumenti superiore della pagina Conferenza Web contiene le opzioni per avviare una nuova conferenza e per programmarne una in anticipo. Contiene inoltre Aiuto, che apre questa guida, Impostazioni multimediali, per scegliere i dispositivi audio e video, e Chiudi, per chiudere la pagina.

La barra degli strumenti inferiore della pagina contiene gli strumenti per visualizzare le chiamate e le conferenze e parteciparvi. A sinistra c'è l'icona Contatti (mostra/nascondi), che visualizza l'elenco dei contatti di Conferenza Web. A destra c'è l'icona Chat (mostra/nascondi), che apre la finestra Chat e partecipanti. C'è inoltre l'icona Conferenze (Mostra cronologia conferenze nel tema Pro) per visualizzare la cronologia delle conferenze (questa icona non è disponibile durante una conferenza). Al centro della barra degli strumenti ci sono le icone per attivare o disattivare la Fotocamera, il Microfono e la Condivisione schermo. Quando un'icona è disattivata (in grigio), l'opzione non è disponibile, ad esempio quando l'audio o il video sono stati disattivati da un moderatore della conferenza o quando non si dispone di una fotocamera per inviare il video. Quando si fa clic su un'icona, il suo aspetto cambia per indicare se la funzione è attiva o disattivata.

Controllo delle impostazioni multimediali

Fare clic sull'icona Impostazioni multimediali nella barra degli strumenti superiore per provare e selezionare i dispositivi video e audio. È possibile provare i dispositivi e scegliere quale microfono usare per l'ingresso audio e quali altoparlanti usare per l'uscita audio. Se non è possibile accedere ai dispositivi, controllare le impostazioni di privacy del browser per verificare che abbia l'autorizzazione a usarli.

Chiamate con un clic

Usare l'icona Contatti (mostra/nascondi) per aprire l'elenco dei contatti a sinistra. Vi sono elencati tutti i contatti in linea e non in linea, oltre a un elenco delle conferenze a cui si è stati invitati. È possibile avviare una chiamata video o solo audio con un solo clic, facendo clic sull'icona desiderata accanto a un qualsiasi contatto in linea. Lo stato iniziale della fotocamera e del microfono quando la chiamata si collega dipende dall'icona scelta. Per avviare la chiamata con entrambi disattivati, scegliere l'icona della chat. Dopo il collegamento della chiamata, è possibile attivare o disattivare la fotocamera o il microfono come di consueto: le opzioni non sono limitate dal modo in cui è stata avviata la chiamata. Quando una conferenza dell'elenco Conferenze (Elenco delle conferenze nel tema Pro) è attiva e pronta per la partecipazione, compare l'icona Partecipa alla conferenza su cui è possibile fare clic per parteciparvi.

Avvio di una nuova conferenza

Per avviare una nuova conferenza con più opzioni rispetto a una chiamata con un clic:

1.Fare clic su Nuova conferenza nella parte superiore della pagina Conferenza Web. Si apre la finestra di dialogo Nuova conferenza.

2.Nella sezione Il tuo stato di condivisione, fare clic su una delle tre icone disponibili: Audio, Video e Schermo. Questa scelta indica quali di questi elementi devono essere attivi all'avvio della conferenza. Se si attiva Schermo, dopo aver fatto clic su Avvia conferenza nell'ultimo passaggio verrà chiesto di scegliere quale scheda, finestra o schermo condividere.

3.Fare clic su Abilita strumenti di moderazione se si desidera controllare quali funzioni della conferenza possono usare i partecipanti e gestire vari aspetti della conferenza mentre è in corso, ad esempio per poter silenziare i partecipanti.

4.Se sono stati attivati gli Strumenti di moderazione, scegliere quali Permessi dei partecipanti concedere. Ad esempio, se si disattiva Video, nessun partecipante normale potrà attivare la propria fotocamera durante la conferenza. Potrà farlo solo chi ha creato la conferenza, un Moderatore o un Relatore.

5.Fare clic sull'icona Aggiungi da Contatti, selezionare i contatti da aggiungere e fare clic su Salva. In alternativa, digitare un indirizzo nella casella Invita contatti e fare clic sull'icona Aggiungi.

6.Fare clic su Avvia conferenza. Webmail invia a tutti i partecipanti un invito via e-mail con un link per partecipare alla conferenza. Tutti i partecipanti in linea ricevono inoltre un avviso di chiamata in arrivo, a cui possono rispondere se lo desiderano.

Programmazione di una conferenza

Per programmare in anticipo una conferenza web:

1.Fare clic su Programma conferenza nella parte superiore della pagina Conferenza Web. Si apre la finestra di dialogo Programma conferenza.

2.Inserire il Nome della conferenza (Titolo nel tema Pro).

3.Fare clic sull'icona del calendario nel campo Mittente per selezionare la data e l'ora di inizio della conferenza.

4.Nel campo Durata, usare l'elenco a discesa per scegliere la durata della conferenza, da 10 minuti a 6 ore. La stanza della conferenza rimane disponibile per tutto questo tempo, anche quando è vuota. Durante questo periodo i partecipanti possono entrare e uscire liberamente.

5.(Facoltativo) Digitare una Descrizione per la conferenza. Viene inclusa negli inviti inviati.

6.(Facoltativo) Inserire una password nel campo Password (inclusa negli inviti). Si tratta di una password visibile, inclusa negli inviti inviati ai partecipanti, che devono inserirla per partecipare alla conferenza. Lasciare vuoto questo campo se non si desidera richiedere una password di accesso.

7.Fare clic su Solo su invito se si desidera consentire la partecipazione solo a chi ha ricevuto un invito. In questo modo gli utenti che hanno ottenuto in qualche modo il link di accesso ma non sono stati invitati non possono entrare nella conferenza. È il modo migliore per controllare la partecipazione e la riservatezza nelle conferenze con molti partecipanti. Nota: Per i partecipanti esterni, questa opzione richiede che per ricevere il codice di verifica usino lo stesso indirizzo e-mail a cui è stato inviato l'invito alla conferenza.

8.Fare clic su Abilita strumenti di moderazione se si desidera controllare quali funzioni della conferenza possono usare i partecipanti e gestire vari aspetti della conferenza mentre è in corso, ad esempio per poter silenziare i partecipanti.

9.Se sono stati attivati gli Strumenti di moderazione, scegliere quali Permessi dei partecipanti concedere. Ad esempio, se si disattiva Video, nessun partecipante normale potrà attivare la propria fotocamera durante la conferenza. Potrà farlo solo chi ha creato la conferenza, un Moderatore o un Relatore.

10.Fare clic sull'icona Aggiungi da Contatti, selezionare i contatti da aggiungere e fare clic su Salva. In alternativa, digitare un indirizzo nella casella Invita contatti e fare clic sull'icona Aggiungi.

11.Nella sezione Seleziona moderatori, scegliere i partecipanti da nominare moderatori della conferenza. I moderatori possono modificare i permessi di tutti tranne chi ha creato la conferenza (che ne è l'amministratore predefinito) e i relatori.

12.Fare clic su Programma conferenza. Webmail invia a tutti i partecipanti un invito via e-mail con un link per partecipare alla conferenza e con la password della conferenza (se richiesta).

Uso della chat della conferenza

Fare clic sull'icona Chat nella barra degli strumenti inferiore per aprire la finestra Chat e partecipanti. La sezione Presenti nella parte superiore (che è possibile ridimensionare facendo clic e trascinando) contiene un nome e un'icona per ogni partecipante presente nella conferenza. L'icona indica se la persona è un Partecipante, Moderatore, Relatore o Amministratore. Per impostazione predefinita, l'opzione Destinatario è impostata su "Tutti", in modo che ogni messaggio digitato venga inviato alla finestra della chat di tutti i partecipanti. Per inviare un messaggio privato a un partecipante, fare clic su Tutti e selezionare il partecipante desiderato. In alternativa, è possibile fare clic sull'icona della chat di gruppo del partecipante per passare alla chat privata con il partecipante.

Condivisione di file in una conferenza

Durante una conferenza web è possibile caricare file a cui gli altri partecipanti possono accedere durante la conferenza: ogni partecipante vede un link di download per ogni file caricato. In seguito, gli stessi link di download sono disponibili anche nella pagina Cronologia conferenze di ciascun partecipante.

Per caricare un file in una conferenza:

1.Partecipare a una conferenza.

2.Fare clic su File nella finestra della chat.

3.Fare clic su Carica file.

4.Scegliere un file e fare clic su Apri.

Per scaricare un file da una conferenza:

1.Fare clic su File nella finestra della chat.

2.Individuare il file desiderato tra quelli caricati in questa conferenza e fare clic su Scarica.

3.Se il browser lo chiede, scegliere dove salvare il file.

Condivisione dello schermo

Quando si sceglie di attivare l'opzione Condivisione dello schermo, si apre una pagina in cui scegliere quale scheda del browser, finestra o schermo intero condividere. Fare prima clic su Scheda, Finestra o Schermo intero. Fare quindi clic sulla scheda, sulla finestra o sullo schermo specifico da condividere. Infine, fare clic su Condividi. L'elemento selezionato viene condiviso nella conferenza. Se è attiva anche l'opzione Video, vicino alla parte inferiore dello schermo condiviso compare un piccolo riquadro sovrapposto (picture-in-picture) con il video della fotocamera. Per interrompere la condivisione, fare di nuovo clic su Condivisione schermo nella barra degli strumenti oppure fare clic sul pulsante Interrompi condivisione che il browser mostra nella scheda condivisa, o vicino alla barra delle applicazioni se si condivide una finestra o uno schermo. Nel tema Pro, facendo di nuovo clic sull'icona Condivisione dello schermo della barra degli strumenti si passa invece alternativamente dalla condivisione dello schermo al video della fotocamera; per interrompere, usare quindi Interrompi condivisione.

Registrazione di una conferenza

Questa funzione facoltativa consente ai creatori e agli amministratori delle conferenze di registrare le conferenze web. Se si crea una conferenza e vi si partecipa quando questa funzione è disponibile, sul lato sinistro della barra degli strumenti superiore della pagina della conferenza compare l'opzione Registra conferenza. Quando si fa clic su questa opzione per avviare la registrazione, tutti i partecipanti vengono avvisati che la conferenza viene registrata. È possibile avviare, interrompere, sospendere e riprendere la registrazione in qualsiasi momento durante la conferenza. I link per scaricare le registrazioni delle conferenze saranno disponibili nella pagina Cronologia conferenze di ciascun partecipante poco dopo la fine della conferenza.

Cronologia conferenze

Quando non si partecipa a una conferenza, fare clic su Conferenze nella barra degli strumenti inferiore (Mostra cronologia conferenze nel tema Pro) per aprire Cronologia conferenze. Vi sono elencate tutte le conferenze a cui si è partecipato, con l'ora di inizio e di fine e i partecipanti, e viene indicato se sono disponibili registrazioni, file e messaggi della chat. Fare clic su una conferenza per visualizzarne i dettagli e scaricarne le registrazioni e i file, o per leggerne i messaggi della chat. Per salvare la cronologia in un file, fare clic su Scarica cronologia.

 

Relatori, moderatori, creatori e amministratori

Quando si avvia una chiamata (o una conferenza senza attivare gli Strumenti di moderazione), tutti sono partecipanti normali. Tutte le funzioni sono attive per tutti, senza strumenti di moderazione né limitazioni. Quando invece si crea una conferenza con gli Strumenti di moderazione, vengono introdotti diversi ruoli che i partecipanti possono assumere nella conferenza: Relatore, Moderatore, Creatore e Amministratore.

Queste impostazioni si applicano solo agli utenti locali. Gli utenti esterni, cioè quelli che partecipano alle conferenze da indirizzi esterni, non possono essere Relatore, Moderatore o Amministratore.

Relatore

Un Relatore è un partecipante speciale a cui nemmeno un Moderatore può disattivare l'Audio, il Video, la Condivisione dello schermo o la Chat.

Moderatore

Come gli amministratori descritti più avanti, un Moderatore controlla i Permessi conferenza e i Permessi dei partecipanti, ma il suo livello di controllo su questi elementi è stabilito dall'Amministratore.

Richiesta di un cambio di stato

Chiunque, tranne un Amministratore, può richiedere un cambio di stato per diventare Relatore o Moderatore oppure per essere promosso Amministratore. L'Amministratore può quindi concedere o negare la richiesta. Per richiedere un cambio di stato:

1.Fare clic sull'icona Richiedi permessi (Richiesta nel tema WorldClient) accanto all'intestazione Presenti nella finestra Chat.

2.A seconda dello stato attuale, fare clic su Ottieni lo stato di moderatore, Ottieni lo stato di relatore o Scambia con amministratore.

Creatori e amministratori

Chi avvia una conferenza (con o senza gli Strumenti di moderazione) ne è il Creatore. Solo il creatore può eliminare la conferenza e modificarne le impostazioni al di fuori della conferenza. Quando gli Strumenti di moderazione sono attivati, il creatore è anche l'Amministratore predefinito della conferenza. In qualità di Amministratore, il creatore ha il controllo completo della conferenza mentre si trova nella stanza. Può attivare o disattivare i permessi della conferenza e i permessi dei singoli partecipanti, e può silenziare o riattivare a piacere l'audio e il video dei partecipanti. Può inoltre concedere lo stato di Moderatore e di Relatore a qualsiasi partecipante, o revocarlo. Quando il creatore non è nella stanza, un moderatore viene impostato automaticamente come Amministratore finché il creatore non vi entra. Se non è presente alcun moderatore, i partecipanti possono comunque partecipare con le impostazioni e i permessi definiti alla creazione della conferenza. Infine, se lo desidera, il creatore può anche trasferire ad altri il proprio stato di Amministratore.

Concessione o rifiuto di una richiesta di cambio di stato

Quando qualcuno usa una delle opzioni Richiedi permessi per chiedere lo stato di Moderatore o di Relatore, o per richiedere lo scambio di ruolo con l'amministratore (Scambia con amministratore), l'Amministratore riceve una notifica. Per concedere o negare la richiesta:

1.Fare clic su Richieste di permessi nella sezione Presenti della finestra Chat.

2.Fare clic su Nomina... o Nega... per concedere o negare la richiesta.

3.Se si trattava di una richiesta Scambia con amministratore, fare clic su Sì o No per confermare la decisione.

Modifica dei permessi della conferenza

Per modificare un permesso della conferenza per tutti i partecipanti normali (non si applica a un Moderatore o a un Relatore):

1.Fare clic sull'icona Permessi conferenza accanto all'intestazione Presenti nella finestra Chat.

2.Fare clic sull'opzione da attivare o disattivare.

Modifica dei permessi o delle opzioni di un partecipante o di un moderatore

Per modificare i permessi o le opzioni di un singolo partecipante o moderatore:

1.Fare clic sul nome dell'utente nella sezione Presenti della finestra Chat.

2.Fare clic sul permesso o sull'opzione da attivare o disattivare. È possibile attivare o disattivare l'audio o il video, nominare qualcuno Moderatore o nominare qualcuno Relatore. Se si cerca un'altra opzione da modificare, fare clic su Modifica permessi (Altro... nel tema Pro) per aprire la finestra di dialogo Modifica permessi per l'utente.

3.Se nel passaggio 2 si è fatto clic su Modifica permessi, apportare le modifiche desiderate e fare clic su Salva.

Trasferimento dello stato di amministratore

Per trasferire ad altri il proprio stato di Amministratore:

1.Fare clic sul nome dell'utente nella sezione Presenti della finestra Chat.

2.Fare clic su Modifica permessi (Altro... nel tema Pro) per aprire la finestra di dialogo Modifica permessi per l'utente.

3.Fare clic su Scambia amministratore con [NAME].

4.Fare clic su Sì.