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Aufgaben |
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Aufgaben ermöglichen es Ihnen, eine Liste von Aufgaben, Projekten und zu erledigenden Vorgängen zu führen. Sie können die Aufgaben nach den Feldern Betreff, Fällig am, Beginndatum, Priorität, Status und Kategorien sortieren (mithilfe der Option Aufgaben sortieren im Design WorldClient). Im Design WorldClient können Sie außerdem zwischen Kartenansicht und Listenansicht wechseln und mithilfe der Option Spalten anpassen die Spalten der Listenansicht auswählen. Um eine Aufgabe als erledigt zu kennzeichnen, klicken Sie auf den Kreis Als erledigt markieren neben der Aufgabe (im Design Pro aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte % erledigt).
Im Design WorldClient klicken Sie eine Aufgabe an, um ihre Details neben der Liste anzuzeigen, oder Sie öffnen die Aufgabe durch einen Doppelklick in einem neuen Fenster. Im Design Pro klicken Sie eine Aufgabe an, um eine Vorschau zu erhalten. Falls Sie die Option Vorschau anzeigen in den Einstellungen unter Benutzeranpassung deaktiviert haben, wird eine Aufgabe beim Anklicken sofort im Editor für Aufgaben geöffnet. Durch Rechtsklick auf eine Aufgabe rufen Sie ein Kontextmenü mit Optionen wie Bearbeiten, In neuem Fenster bearbeiten, In Ordner verschieben, In Ordner kopieren und Löschen auf. Falls Sie nicht berechtigt sind, die Aufgabe zu bearbeiten, ist in dem Editorfenster die Schaltfläche Speichern deaktiviert, und Sie können die Einzelheiten der Aufgabe nicht bearbeiten.
Hinzufügen und Bearbeiten von Aufgaben
Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf Neue Aufgabe. Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie auf die Aufgabe und dann auf Bearbeiten, oder führen Sie einen Rechtsklick auf der Aufgabe aus, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Bearbeiten.
Aufgabe
Für jede Aufgabe muss mindestens das Feld Betreff ausgefüllt sein, und Sie können wahlweise ein Fälligkeitsdatum, ein Beginndatum, den Status der Aufgabe, die Kategorien, ihre Priorität im Verhältnis zu anderen Aufgaben und den Prozentsatz angeben, zu dem die Aufgabe erledigt ist.
Auf der Registerkarte Aufgabe im Editor für Aufgaben finden Sie die wichtigsten Elemente, die in Aufgaben verwendet werden:
Betreff - Dies ist die Beschreibung der Aufgabe, die auch in der Liste der Aufgaben erscheint.
Kategorien - Hier können Sie die Kategorien auswählen, denen Sie diese Aufgabe zuordnen wollen. Klicken Sie auf Kategorien hinzufügen, um Kategorien auszuwählen, oder auf Kategorien bearbeiten, um die Liste der Kategorien zu bearbeiten.
Beginndatum - Dies ist das Datum, an dem die Aufgabe begonnen wurde oder begonnen werden wird.
Fällig am - Dies ist das Datum, an dem die Aufgabe abgeschlossen sein soll.
Status - Hier wird der allgemeine Status der Aufgabe angegeben. In dem Dropdown-Menü stehen hierfür folgende Optionen zur Verfügung: Nicht begonnen, In Bearbeitung, Erledigt, Wartend und Zurückgestellt. Wenn der Status auf Erledigt gesetzt wird, setzt Webmail in das Feld Prozent abgeschlossen automatisch den Wert 100 und trägt das Abschlussdatum ein.
Priorität - Dies ist die Wichtigkeit der Aufgabe. In dem Dropdown-Menü stehen hierfür folgende Optionen zur Verfügung: Niedrig, Normal und Hoch.
Prozent abgeschlossen - In dieses Feld können Sie einen Wert von 0 bis 100 eintragen; dieser entspricht dem Prozentsatz, zu dem die Aufgabe etwa erledigt ist. Wenn Sie den Wert 100 eintragen, wird der Status auf Erledigt gesetzt.
Privat - Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, kann die Aufgabe außer Ihnen kein anderer Benutzer einsehen. Ist dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert, so können Benutzer, für die Sie Ihren Ordner Aufgaben zur gemeinsamen Nutzung freigegeben haben, diese Aufgabe einsehen.
Erinnerung - Um sich an die Aufgabe erinnern zu lassen, aktivieren Sie die Option Erinnerung, und wählen Sie Datum und Zeit aus, zu denen Sie an die Aufgabe erinnert werden wollen.
Notizen - In diesen Bereich können Sie eine ausführlichere Beschreibung der Aufgabe eintragen. Auch die Anforderungen und Spezifikationen für die Ergebnisse finden hier Platz.
Details
Auf der Registerkarte Details im Editor für Aufgaben können Sie weitere Detailangaben zu der jeweiligen Aufgabe machen. Sie finden hier folgende Optionen:
Abschlussdatum - Sie können das Datum speichern, an dem diese Aufgabe erledigt wurde. Wählen Sie dazu das Datum aus, oder geben Sie das Datum von Hand ein.
Geschätzte Arbeit (Stunden) - Hier können Sie den geschätzten Zeitaufwand in Stunden eintragen, der zur Erledigung der Aufgabe voraussichtlich erforderlich sein wird.
Tatsächliche Arbeit (Stunden) - In dieses Feld können Sie die Anzahl Stunden eintragen, die zur Erledigung der Aufgabe tatsächlich erforderlich waren. Sie können diesen Wert mit dem Wert für die geschätzte Arbeit weiter oben vergleichen.
Entfernung - In dieses Feld können Sie die Wegstrecken für Reisen eintragen, die Sie im Zusammenhang mit der Erledigung der Aufgabe durchgeführt haben.
Abrechnung - Hier können Sie eine Projektnummer, eine Kostenstelle oder ein anderes Verrechnungskennzeichen zu Abrechnungszwecken eintragen.
Firmen - Hier können Sie die Unternehmen eintragen, die in diese Aufgabe einbezogen waren. Falls in eine Aufgabe mehrere Unternehmen einbezogen waren, können sie hier zur späteren Nachverfolgung angegeben werden.
Terminserie
Mithilfe der Registerkarte Terminserie können Sie die Aufgabe in eine regelmäßig wiederkehrende Aufgabe umwandeln. Wählen Sie hierzu zunächst ein Serienmuster (täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich) aus. Sie können anschließend das Serienmuster der Terminserie mithilfe weiterer Optionen an Ihre Anforderungen anpassen. Wählen Sie die Option Neue Aufgabe erneut anlegen, falls die nächste Aufgabe eine bestimmte Anzahl von Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren nach der Erledigung der jeweiligen Aufgabe erstellt werden soll. Mithilfe der Optionen unter Seriendauer können Sie angeben, wann die Serie beginnt und wann sie beendet wird: Kein Enddatum, Endet nach einer bestimmten Anzahl von Terminen oder Endet an folgendem Datum. Klicken Sie auf Serienelement überspringen, um die Aufgabe zum nächsten Serienelement weiterzuschieben, oder auf Serienmuster entfernen, um die Terminserie aufzuheben.
Anlagen
Falls zu der Aufgabe Dateien gehören, können Sie diese auf der Registerkarte Anlagen an die Aufgabe anfügen. Alle Benutzer, die Zugriff auf die Aufgabe haben, können diese Dateien abrufen.
Synchronisierung mit einem Smartphone oder E-Mail-Client
Nutzung von ActiveSync
Falls Ihr Gerät mit einem ActiveSync-Client ausgestattet ist, können Sie unter Umständen auch hierüber Ihre Aufgaben in Webmail mit dem Gerät synchronisieren. Sie erhalten unter den nachfolgend aufgeführten Verknüpfungen nähere Anweisungen über die Synchronisierung Ihres Geräts mit Webmail durch ActiveSync in englischer Sprache:
ActiveSync steht unter Umständen nicht allen Benutzern zur Verfügung.
Nutzung von CalDAV
Viele Anwendungen und Endgeräte, etwa Apple Erinnerungen unter macOS und iOS oder Mozilla Thunderbird, können sich über CalDAV mit Ihren Webmail-Aufgaben synchronisieren, falls diese Funktion für Ihr Benutzerkonto freigeschaltet ist. Richten Sie hierzu in der Anwendung ein CalDAV-Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kennwort ein. Falls die Anwendung nach der Adresse des Servers fragt, erfragen Sie diese beim Administrator Ihres E-Mail-Systems.
Nutzung von MDaemon Connector
Um Ihre Aufgaben mit Microsoft Outlook zu synchronisieren, nutzen Sie MDaemon Connector, falls dies für Ihr Benutzerkonto unterstützt wird. Aufgaben, die in Microsoft Outlook oder in Webmail erstellt werden, werden automatisch synchronisiert.
Siehe auch:
