La función Conferencia web permite celebrar reuniones y conferencias virtuales en tiempo real con otras personas. Puede crear llamadas o conferencias solo de audio, de audio y video, e incluso reuniones de mensajería instantánea/chat de texto. Las opciones para compartir pantalla le permiten mostrar a los demás asistentes de la conferencia una pestaña del navegador, una ventana o incluso toda la pantalla. Se pueden subir archivos durante la conferencia para que los demás los descarguen, y puede grabar cualquier conferencia que inicie (se notificará a todos cuando se esté grabando). Cuando termina una conferencia, puede ir a su página Historial de conferencias, donde encontrará los enlaces para descargar la grabación y los archivos que se hayan subido, y podrá revisar la transcripción de los mensajes de chat que se hayan enviado.
Si usted y otros usuarios comparten el dominio de su organización (todos tienen una dirección de correo electrónico @example.com), pueden ver el estado en línea de los demás e iniciar una llamada con un solo clic. En algunos casos, también podrá usar esa llamada rápida con miembros de otros dominios, siempre que compartan el sistema de correo electrónico de su organización. Pero aunque no compartan el mismo dominio ni el mismo sistema de correo electrónico, puede usar igualmente las opciones Nueva conferencia y Programar conferencia para invitar a sus conferencias tanto a usuarios locales como "externos"; los usuarios externos solo tardarán un poco más en unirse. Recibirán un correo electrónico con un enlace especial que les permitirá unirse a la conferencia después de introducir un código de verificación, que también recibirán por correo electrónico. Las opciones Nueva/Programar conferencia también le permiten configurar conferencias más complejas, con varios asistentes, herramientas de moderador, requisitos de contraseña, programación anticipada y mucho más.
Primeros pasos
Estado en línea
En la barra de herramientas, el icono de Conferencia web muestra su estado en línea actual para las conferencias: 
En línea, 
Ausente, 
No molestar, 
Invisible o 
Sin conexión. Haga clic en el icono para abrir una lista desplegable en la que puede cambiar su estado. Haga clic en Abrir conferencia web para abrir la página de Conferencia web en una ventana aparte, desde la que puede contestar llamadas y gestionar sus conferencias web.
Notificaciones de llamadas y respuesta a llamadas
Cuando esté trabajando en Webmail y reciba una llamada entrante, el icono de Conferencia web parpadea y suena un tono. En el tema WorldClient, aparece además un aviso en el que puede hacer clic en Responder o Rechazar.
Haga clic en el icono y luego en Abrir conferencia web para abrir la página de Conferencia web y atender la llamada. Tendrá entonces cuatro opciones: Video, Audio, Solo texto (se une sin video ni audio, pero puede seguir usando el chat) o Rechazar. En el tema Pro, estas opciones son iconos: Responder llamada con video y audio, Responder llamada solo con audio, Unirse a la conferencia y Rechazar llamada. Una vez iniciada la llamada, podrá habilitar o deshabilitar la cámara o el audio normalmente; no está limitado por la forma en que eligió contestar la llamada.
Realizar llamadas e iniciar conferencias
Para iniciar llamadas, consulte Llamada con un solo clic más abajo; para iniciar y gestionar conferencias, consulte Iniciar una nueva conferencia y Programar una conferencia.
Finalizar llamadas y salir de conferencias
Para salir de una llamada o conferencia, haga clic en Salir en la parte inferior de la página de Conferencia web (el icono Finalizar llamada en el tema Pro).
Página de Conferencia web
Barras de herramientas
La barra de herramientas superior de la página de Conferencia web contiene opciones para iniciar una nueva conferencia y para programar una por adelantado. También contiene Ayuda, que abre esta ayuda; Configuración de medios, para elegir sus dispositivos de audio y video, y Cerrar, para cerrar la página.
La barra de herramientas inferior de la página contiene las herramientas para ver sus llamadas y conferencias y participar en ellas. A la izquierda hay un icono para mostrar u ocultar Contactos, que muestra su lista de contactos de Conferencia web. A la derecha hay un icono para mostrar u ocultar Chat, que abre la ventana Chat y asistentes. También hay un icono Conferencias (Mostrar historial de conferencias en el tema Pro) que muestra su historial de conferencias (este icono no está disponible mientras hay una conferencia en curso). En el centro de la barra hay iconos para activar y desactivar Cámara, Micrófono y Compartir pantalla. Un icono atenuado indica que esa opción no está disponible para usted; por ejemplo, cuando un moderador de la conferencia ha deshabilitado el audio o el video, o cuando no tiene una cámara para enviar video. Al hacer clic en un icono, su aspecto cambia para indicar si la función está activada o desactivada.
Comprobar la configuración de medios
Haga clic en el icono 
Configuración de medios de la barra de herramientas superior para probar y seleccionar sus dispositivos de video y audio. Puede probar los dispositivos y elegir el micrófono que se usará para la entrada de audio y los altavoces que se usarán para la salida de audio. Si no puede acceder a sus dispositivos, revise la configuración de privacidad del navegador para comprobar que tiene permiso para usarlos.
Llamada con un solo clic
Con el icono para mostrar u ocultar Contactos puede abrir su lista de contactos a la izquierda. Allí verá todos sus contactos en línea y sin conexión, así como una lista de las conferencias a las que ha sido invitado. Puede iniciar una llamada de video o solo de audio con un solo clic, haciendo clic en el icono correspondiente junto a cualquier contacto en línea. El estado inicial de su cámara o micrófono al conectarse la llamada depende del icono que elija. Si desea iniciar la llamada sin ninguno de los dos activado, elija el icono de chat para iniciarla. Una vez conectada la llamada, puede habilitar o deshabilitar la cámara o el micrófono normalmente; no está limitado por la forma en que se inició la llamada. Cuando una conferencia de la lista Conferencias (Lista de conferencias en el tema Pro) está activa y lista para que se una, verá un icono Unirse a la conferencia en el que puede hacer clic para unirse a ella.
Iniciar una nueva conferencia
Para iniciar una nueva conferencia con más opciones que una llamada con un solo clic:
1.Haga clic en 
Nueva conferencia en la parte superior de la página de Conferencia web. Se abre el cuadro de diálogo Nueva conferencia.
2.En Tu estado de compartición, haga clic en cualquiera de los tres iconos disponibles: Audio, Video y Pantalla. Con ellos indica qué desea tener activo al comenzar la conferencia. Si habilita Pantalla, después de hacer clic en Iniciar conferencia en el último paso se le pedirá que elija qué pestaña, ventana o pantalla compartir.
3.Haga clic en Habilitar herramientas de moderador si desea controlar qué funciones de la conferencia pueden usar los asistentes y controlar diversos aspectos de la conferencia mientras está en curso, como la posibilidad de silenciar a los asistentes.
4.Si habilitó las Herramientas del moderador, elija qué Permisos de los asistentes conceder. Por ejemplo, si deshabilita Video, ningún asistente normal podrá activar su cámara durante la conferencia. Solo podrán hacerlo usted, un Moderador o un Presentador.
5.Haga clic en el icono 
Agregar desde los Contactos, seleccione los contactos que desea agregar y haga clic en Guardar. También puede escribir una dirección en el cuadro Invitar a contactos y hacer clic en el icono 
Agregar.
6.Haga clic en Iniciar conferencia. Webmail enviará a todos los asistentes una invitación por correo electrónico con un enlace para unirse a la conferencia. Además, todos los asistentes que estén en línea recibirán un aviso de llamada entrante, que podrán contestar si lo desean.
Programar una conferencia
Para programar una conferencia web por adelantado:
1.Haga clic en 
Programar conferencia en la parte superior de la página de Conferencia web. Se abre el cuadro de diálogo Programar conferencia.
2.Escriba un Nombre de la conferencia (Título en el tema Pro).
3.Haga clic en el icono de calendario del campo De para seleccionar la fecha y la hora de inicio de la conferencia.
4.En el campo Duración, use la lista desplegable para elegir cuánto durará la conferencia; puede ser de 10 minutos a 6 horas. La sala de la conferencia estará disponible durante ese tiempo, aunque no haya nadie en ella. Los asistentes pueden entrar y salir libremente durante ese periodo.
5.(Opcional) Escriba una Descripción para la conferencia. Se incluirá en las invitaciones enviadas.
6.(Opcional) Escriba una contraseña en Contraseña (incluida en las invitaciones). Es una contraseña visible que se incluirá en las invitaciones enviadas a los asistentes, quienes deberán escribirla al unirse a la conferencia. Deje este campo en blanco si no desea exigir una contraseña de entrada.
7.Haga clic en Solo por invitación si desea que solo puedan unirse quienes hayan recibido una invitación. Esto impide que entren en la conferencia usuarios que hayan obtenido de algún modo el enlace de acceso pero que en realidad no fueron invitados. Es la mejor manera de controlar la asistencia y la privacidad en conferencias con muchos asistentes. Nota: Con esta opción, los asistentes externos deberán recibir su código de verificación en la misma dirección de correo electrónico a la que se envió la invitación a la conferencia.
8.Haga clic en Habilitar herramientas de moderador si desea controlar qué funciones de la conferencia pueden usar los asistentes y controlar diversos aspectos de la conferencia mientras está en curso, como la posibilidad de silenciar a los asistentes.
9.Si habilitó las Herramientas del moderador, elija qué Permisos de los asistentes conceder. Por ejemplo, si deshabilita Video, ningún asistente normal podrá activar su cámara durante la conferencia. Solo podrán hacerlo usted, un Moderador o un Presentador.
10.Haga clic en el icono Agregar desde los Contactos, seleccione los contactos que desea agregar y haga clic en Guardar. También puede escribir una dirección en el cuadro Invitar a contactos y hacer clic en el icono Agregar.
11.En Seleccionar moderadores, elija los asistentes que desee nombrar moderadores de la conferencia. Los moderadores podrán modificar los permisos de todos, excepto los de usted (el administrador predeterminado de la conferencia) y los de los presentadores.
12.Haga clic en Programar conferencia. Webmail enviará una invitación por correo electrónico a todos los asistentes, con un enlace para unirse a la conferencia y la contraseña de la conferencia (si se requiere).
Usar el chat de la conferencia
Haga clic en el icono Chat de la barra de herramientas inferior para abrir la ventana Chat y asistentes. La sección Asistentes de la parte superior (cuyo tamaño puede cambiar haciendo clic y arrastrando) contiene un nombre y un icono para cada asistente que está en la conferencia en ese momento. El icono indica si la persona es 
Asistente, 
Moderador, 
Presentador o 
Administrador. De forma predeterminada, la opción Para está establecida en "Todos", de modo que cualquier mensaje que escriba se enviará a la ventana de chat de todos los asistentes. Si desea enviar un mensaje privado a un asistente, haga clic en Todos y seleccione el asistente que desee. También puede hacer clic en el icono de chat grupal 
del asistente para cambiar a un chat privado 
con él.
Compartir archivos en una conferencia
Cuando está en una conferencia web, puede subir archivos para que los demás asistentes accedan a ellos durante la conferencia; cada asistente verá un enlace de descarga para cada archivo que usted suba. Más tarde, podrán acceder a esos mismos enlaces de descarga desde su página Historial de conferencias.
Para subir un archivo a una conferencia:
1.Únase a una conferencia.
2.Haga clic en Archivos en la ventana de chat.
3.Haga clic en Cargar Archivo.
4.Elija un archivo y haga clic en Abrir.
Para descargar un archivo de una conferencia:
1.Haga clic en Archivos en la ventana de chat.
2.Busque el archivo que desea entre los subidos a esta conferencia y haga clic en Descargar.
3.Si el navegador se lo pide, elija dónde guardar el archivo.
Compartir pantalla
Cuando elige activar la opción Compartir pantalla, se abre una página para que elija qué pestaña del navegador, ventana o pantalla completa desea compartir. Primero haga clic en Pestaña, Ventana o Toda la pantalla. Luego, haga clic en la pestaña, ventana o pantalla concreta que desea compartir. Después, haga clic en Compartir. El elemento seleccionado se compartirá en la conferencia. Si su opción de video también está activa, aparecerá una pequeña imagen superpuesta (picture-in-picture) de su cámara cerca de la parte inferior de la pantalla compartida. Para dejar de compartir, vuelva a hacer clic en Compartir pantalla en la barra de herramientas, o haga clic en el botón Dejar de compartir que muestra el navegador en la pestaña compartida, o cerca de la barra de tareas si comparte una ventana o una pantalla. En el tema Pro, en cambio, al volver a hacer clic en el icono Compartir pantalla de la barra de herramientas se alterna entre compartir la pantalla y mostrar el video de la cámara, así que use Dejar de compartir para terminar.
Grabar una conferencia
Esta función opcional permite a los creadores y administradores de conferencias grabar las conferencias web. Si crea una conferencia y se une a ella cuando esta función está disponible, verá la opción Grabar conferencia en el lado izquierdo de la barra de herramientas superior de la página de la conferencia. Cuando haga clic en ella para empezar a grabar, se notificará a todos los asistentes que la conferencia se está grabando. Puede iniciar, detener, pausar y reanudar la grabación en cualquier momento de la conferencia. Poco después de que termine la conferencia, los enlaces para descargar las grabaciones estarán disponibles en la página Historial de conferencias de cada asistente.
Historial de conferencias
Cuando no esté en una conferencia, haga clic en Conferencias en la barra de herramientas inferior (Mostrar historial de conferencias en el tema Pro) para abrir Historial de conferencias. Muestra cada conferencia a la que asistió, con su hora de inicio y de fin y quiénes asistieron, e indica si hay grabaciones, archivos y mensajes de chat disponibles. Haga clic en una conferencia para ver sus detalles y descargar sus grabaciones y archivos, o para leer sus mensajes de chat. Para guardar el historial en un archivo, haga clic en Descargar historial.
Presentadores, moderadores, creadores y administradores
Cuando inicia una llamada (o una conferencia sin habilitar las Herramientas del moderador), todos los participantes son asistentes normales. Todas las funciones están activas para todos, sin herramientas ni limitaciones de moderación. Sin embargo, cuando crea una conferencia con las Herramientas del moderador, se introducen varios roles que los participantes pueden desempeñar en la conferencia: Presentador, Moderador, Creador y Administrador.
Esta configuración solo se aplica a los usuarios locales. Los usuarios externos, es decir, quienes se unen a las conferencias desde direcciones externas, no pueden ser Presentador, Moderador ni Administrador.
Presentador
Un Presentador es un asistente especial cuyo Audio, Video, Compartir pantalla o Chat no puede deshabilitar nadie, ni siquiera un Moderador.
Moderador
Al igual que los administradores que se describen más abajo, un Moderador tiene control sobre los Permisos de la conferencia y los Permisos de los asistentes, pero su nivel de control sobre ellos lo determina el Administrador.
Solicitar un cambio de estado
Cualquier persona que no sea Administrador puede solicitar un cambio de estado para pasar a ser Presentador o Moderador, o para ascender a Administrador. El Administrador puede entonces aprobar o rechazar la solicitud. Para solicitar un cambio de estado:
1.Haga clic en el icono 
Solicitar permisos (Solicitar en el tema WorldClient) junto al encabezado Asistentes de la ventana de Chat.
2.Según su estado actual, haga clic en Obtener estado de moderador, Obtener estado de presentador o Intercambiar con el administrador.
Creadores y administradores
Cuando inicia una conferencia (con o sin las Herramientas del moderador), usted es el Creador de la conferencia. Solo usted puede eliminar la conferencia y editar su configuración cuando está fuera de ella. Cuando las Herramientas del moderador están habilitadas, usted es también el Administrador predeterminado de la conferencia. Como Administrador, tiene control total sobre la conferencia mientras está en la sala. Puede habilitar o deshabilitar los permisos de la conferencia y los permisos individuales de los asistentes, y puede silenciar o reactivar el audio y el video de los asistentes cuando quiera. También puede conceder el estado de Moderador y de Presentador a cualquier asistente, o retirárselo. Cuando usted no está en la sala, un moderador pasa automáticamente a ser Administrador hasta que usted se une. Si no hay ningún moderador presente, los asistentes podrán seguir participando con la configuración y los permisos que usted estableció al crear la conferencia. Por último, también puede transferir su estado de Administrador a otra persona si lo desea.
Aprobar o rechazar una solicitud de cambio de estado
Cuando alguien usa una de las opciones de Solicitar permisos para pedir el estado de Moderador o de Presentador, o para solicitar Intercambiar con el administrador, el Administrador recibe una notificación. Para aprobar o rechazar la solicitud:
1.Haga clic en Solicitudes de Permiso en la sección Asistentes de la ventana de Chat.
2.Haga clic en Convertir a... o Denegar... para aprobar o rechazar la solicitud.
3.Si se trataba de una solicitud de Intercambiar con el administrador, haga clic en Sí o No para confirmar la decisión.
Modificar los permisos de la conferencia
Para modificar un permiso de la conferencia para todos los asistentes normales (no se aplica a un Moderador ni a un Presentador):
1.Haga clic en el icono Permisos de la conferencia junto al encabezado Asistentes de la ventana de Chat.
2.Haga clic en la opción que desee habilitar o deshabilitar.
Modificar los permisos u opciones de un asistente o moderador
Para modificar los permisos u opciones de un asistente o moderador concreto:
1.Haga clic en el nombre del usuario en la sección Asistentes de la ventana de Chat.
2.Haga clic en el permiso u opción que desee habilitar o deshabilitar. Puede habilitar o deshabilitar el audio o el video, y convertir a alguien en Moderador o en Presentador. Si busca otra opción para modificar, haga clic en Editar permisos (Más... en el tema Pro) para abrir el cuadro de diálogo Modificar permisos de ese usuario.
3.Si hizo clic en Editar permisos en el paso 2, realice los cambios que desee y haga clic en Guardar.
Transferir el estado de administrador
Para transferir su estado de Administrador a otra persona:
1.Haga clic en el nombre del usuario en la sección Asistentes de la ventana de Chat.
2.Haga clic en Editar permisos (Más... en el tema Pro) para abrir el cuadro de diálogo Modificar permisos del usuario.
3.Haga clic en Intercambiar administrador con [NAME].
4.Haga clic en Sí.
